ความต่างระหว่าง ‘เข้าประชุม’ กับ ‘แอบฟัง’ ประชุมออนไลน์
วิกฤติโควิด-19 ทำให้ธุรกิจและองค์กรต่างๆ ต้องปรับรูปแบบสู่การประชุมออนไลน์ ซึ่งสิ่งสำคัญของการประชุมทางไกลนี้ ควรที่จะเปิดกล้องและต้องแสดงตัวตนให้ชัดเจนว่าใครเข้าประชุม โดยเฉพาะกับการประชุมกับคนนอกองค์กร การทำงานจากที่บ้านเป็นประจำตั้งแต่การระบาดของโควิด-19 ทำให้เราเริ่มคุ้นเคยกับการประชุมออนไลน์จนเป็นเรื่องปกติ บางคนต้องประชุมออนไลน์ทั้งวัน วันละหลายประชุม ผมเองก็เช่นกัน บางวันจบจากประชุมที่หนึ่ง ก็ย้ายการประชุมอีกที่หนึ่ง ต่างองค์กรก็อาจต้องเปลี่ยนเทคโนโลยีใช้งาน รูปแบบประชุมเปลี่ยนไป การแต่งกายก็เปลี่ยนใส่สูทบ้างถอดสูทบ้าง และก็ใส่ชุดลำลองบ้าง การประชุมที่ทำทุกวันนี้ มีทั้งแบบทางการ และไม่เป็นทางการ มีทั้งพูดคุยกันเองในบริษัท ในแผนก รวมถึงประชุมกับคนข้างนอกที่อาจไม่เคยพบมาก่อน บางประชุมเป็นทางการ ต้องบันทึกการประชุมมีกฎระเบียบ เช่น ประชุมของหน่วยราชการ การประชุมคณะกรรมการสภามหาวิทยาลัย การประชุมบอร์ดบริษัทมหาชน ประชุมผู้ถือหุ้น ซึ่งต้องปฏิบัติตามพระราชกำหนดว่า ด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2563 ใน พ.ร.ก.นี้ ระบุถึงขั้นตอนประชุมออนไลน์ต่างๆ รวมทั้งจัดให้ผู้ร่วมประชุมแสดงตน บันทึกการประชุม การลงคะแนน ข้อกำหนดความปลอดภัย ตลอดจนประชุมวาระลับ จากประสบการณ์ผม หน่วยงานที่ต้องจัดประชุมเหล่านี้ที่ต้องการให้ประชุมมีผลทางกฎหมาย จะเข้าใจขั้นตอน ผู้ร่วมประชุมทำตามกฎระเบียบ บริหารการประชุมไปได้ด้วยดี เหมือนประชุมในแบบปกติ ขณะเดียวกัน ผมมักประชุมกับหน่วยงานภายนอก หรือประชุมที่อาจไม่ได้มีผลทางกฎหมาย…
